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Télétravail : 5 étapes pour une mise en place réussie

Télétravail : 5 étapes pour une mise en place réussie
Alexandre Diard
Télétravail : 5 étapes pour une mise en place réussie

Le nombre de télétravailleurs ne cesse d’augmenter en France et dans le monde. Selon une étude de Malakoff Humanis, en 2021, 31% des salariés pratiquaient le télétravail en France.

Suite à la crise sanitaire, toutes les entreprises n’ont eu d’autres choix que d’adopter le télétravail durant cette période. Après un retour à la normale qui se profile, certaines entreprises n’ont pas encore sauté le pas d’une mise en place du télétravail en continu.

Le télétravail a de nombreux avantages pour les deux parties prenantes : les salariés et les entreprises. Alors pourquoi mettre en place du télétravail dans son entreprise et quelles sont les étapes à suivre pour une mise en place réussie de celle-ci ?

Vous retrouverez toutes les réponses à ces questions tout au long de cet article.

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Ce que vous devez savoir sur le télétravail

Lorsque l’on entend télétravail, on pense souvent à “travail à domicile”, mais ce n’est pas tout ! Faire du télétravail nécessite un engagement mutuel, avec une réelle relation de confiance entre employeurs et salariés.

Le télétravail, qu’est-ce que c’est ?

Le télétravail est une forme d’organisation qui permet aux télétravailleurs de travailler à distance, hors des locaux de l’employeur. Le lieu de travail peut varier entre domicile et coworking. Le télétravail s’effectue de manière régulière ou non, en utilisant les technologies de l’information tels que des ordinateurs (fixes ou portables), des téléphones portables, une connexion internet…

Les télétravailleurs possèdent les mêmes droits que les salariés travaillant sur leurs postes de travail. Ils doivent accomplir leurs missions et objectifs aux horaires durant lesquels ils sont présents.

Le cadre légal et réglementaire concernant le télétravail est assez souple. Avant 2012, la mise en place du télétravail n’avait pas de cadre juridique. C’est la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives qui a apporté un cadre dans le code du travail.

Ensuite, c’est l’ordonnance Macron n°2017-1387 du 22 septembre 2017 ainsi que la loi de ratification des ordonnances prises pour le renforcement du dialogue social n°2018-217 du 29 mars 2018 qui ont apporté des modifications relatives à la mise en place du télétravail.

Celles-ci permettent de mettre en place le télétravail avec un accord d’entreprise ou une charte élaborée par l’employeur avec avis du Comité Social et Economique (CSE).

Le télétravail peut tout de même être mis en place sans document écrit, avec un simple accord verbal entre le salarié et l’employeur.

Le cadre légal permet également de supprimer la mention « télétravail » sur un contrat de travail ou un avenant au contrat de travail.

En cas de force majeure, comme une menace d’épidémie ou des dégâts au sein des locaux, ce mode de travail peut être imposé par l’employeur. Sinon, il peut être exécuté de façon occasionnelle ou non, sur la base du volontariat des deux parties prenantes.

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Qui est concerné ?

Le télétravail peut être mis en place pour tous les salariés éligibles, c’est-à-dire les salariés utilisant des outils informatiques dans le cadre de leur travail.

Il peut concerner toutes les catégories de personnels dans le secteur privé ou dans la fonction publique avec les seniors, les juniors, les personnes en situation de handicap, les salariés à mi-temps ou encore en forfait-jours… Il peut également être mis en place en cas d’évènements personnels ou pour circonstances exceptionnelles.


La mise en place du télétravail nécessaire aujourd'hui ? 

La mise en place du télétravail a été accéléré et a subi un développement massif suite à la pandémie du covid-19. Ce développement rapide du travail à distance avait pour but d’endiguer la crise que nous avons traversée. Après celle-ci, nous pouvons nous poser la question : est-il nécessaire aujourd’hui de poursuivre sur cette organisation ?

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Les avantages du télétravail

  • Efficacité : sans interruption et avec une organisation adaptée à chacun, le télétravail permet d’augmenter l’efficacité et la productivité des salariés. Cependant, il faut veiller à mettre en place le télétravail de manière organisée et préparée, sinon l’effet inverse peut se produire.

  • Autonomie : le télétravail permet de renforcer l’autonomie des collaborateurs. Ils organisent pendant leurs horaires de travail, leurs tâches quotidiennes et sont donc plus indépendants sur leur activité professionnelle.

  • Baisse de fatigue et de stress : la mise en place du télétravail permet une baisse du stress et de la fatigue due notamment au temps de transport, ce qui engendre un meilleur équilibre vie professionnelle et personnelle ainsi qu’une baisse de l’absentéisme et d’arrêts maladie.

  • Concentration : les locaux de l’entreprise peuvent parfois être bruyants, surtout en open-space ! Mettre en place des journées de télétravail permet de travailler en toute tranquillité sans interruption et distraction.

  • Flexibilité : permet aux collaborateurs d’organiser leurs journées en fonction de leurs tâches à réaliser et donc de concilier leur vie professionnelle et personnelle. Ils peuvent choisir avec accord de l’employeur les jours par semaine et les plages horaires à consacrer au télétravail.

  • Motivation : pour télétravailler, une relation de confiance doit absolument être mis en place. Celle-ci permet aux collaborateurs de se motiver et se challenger. Le fait d’organiser son temps de travail et d’être indépendant a également des effets positifs sur la motivation des télétravailleurs.

  •  Impact positif sur l’environnement : les télétravailleurs limitent leurs déplacements entre leurs domiciles et leurs lieux de travail, ce qui permet d’éviter l’émission de 3300 tonnes de CO2 par an.

En conclusion, tous ses avantages contribuent à l’amélioration des conditions de travail augmentant considérablement le bien-être au travail des salariés.

Cependant, prenez garde aux risques liés au travail à domicile ou en espace de coworking : aux risques professionnels dont les risques psychosociaux, aux heures supplémentaires non comptabilisées, au harcèlement, aux accidents du travail, à l’isolement social …

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L’avenir du télétravail

De plus en plus d’entreprises proposent du télétravail afin d’attirer les candidats, qui, quant à eux, sont de plus en plus à avoir comme critère primordial le télétravail. D’ici 2030, la demande de travail à distance augmentera de 30% avec l’entrée complète de la génération Z dans le monde du travail.

La mise en place du télétravail commence peu à peu à devenir une norme, néanmoins, l’alternance entre le travail à distance et le travail au bureau sera probablement l’organisation la plus répandue. Elle ne pourra cependant pas se généraliser à l’ensemble des métiers existants car certains ne sont pas éligibles.

 

Réussir la mise en place du télétravail ?

La mise en place du télétravail ne peut pas laisser place à l’improvisation, elle nécessite une organisation claire, possible en quelques étapes.

Informer et impliquer les salariés

Les salariés doivent se sentir impliqués et utiles dans la mise en place d’un projet qui les concerne. Ecoutez et recensez leurs besoins qu’ils soient individuels ou collectifs. Pour cela, un questionnaire ou un groupe d’échange permettra d’évaluer le ressenti des salariés.

La communication ne s’arrête pas au début du projet, elle doit pouvoir continuer sur la durée, pour que les salariés ne se sentent pas oubliés, surtout si de nouveaux sujets entrent en place.

Si une newsletter est mise en place, n’hésitez pas à ajouter un volet télétravail. Si aucune newsletter n’existe, n’hésitez pas à la créer !

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Cadrer le projet

Tout projet a besoin de cadre pour être le plus fonctionnel possible. Dans un premier temps, il est nécessaire d’associer différents acteurs, dont les partenaires sociaux, pour créer un groupe de travail. Chaque acteur aura une préoccupation et une vision différentes.

La DRH et son équipe RH qui élabore le projet de A à Z et qui pourra répondre à l’ensemble des questions des collaborateurs tout au long du projet.

Le Comité Social et Economique (CSE) anciennement géré par le CHSCT, pour les entreprises comptant au moins 11 salariés, qui donne son avis après la mise en place d’un accord collectif ou de l’élaboration par l’employeur d’une charte de télétravail.

Les organisations syndicales qui s’occupe de la négociation collective et qui représenteront les salariés.

Les managers qui sont les interlocuteurs directs des collaborateurs.

La médecine du travail qui veillera au respect de la santé des collaborateurs hors des locaux de l’entreprise. Elle pourra faire de la prévention des risques psychosociaux, des TMS et établir l’ensemble des mesures nécessaires pour assurer la sécurité des télétravailleurs.

Dans un second temps, la création d’une charte de télétravail est importante, celle-ci doit contenir :

  • Conditions de mise en place du télétravail

  • Conditions de retour si retour à exécution de contrat de travail sans télétravail

  • Modalités d’acceptation des conditions

  • Modalités management (contrôle du temps de travail, droit à la déconnexion, charge de travail…)

  • Organisation des jours de télétravail

  • Règle de prise en charge des coûts engendrés par le télétravail

  • Liste du matériel mis à disposition

  • Les deux parties signataires : employeur et salarié

 

L’élaboration de la charte de télétravail est importante car, même si elle n’est pas obligatoire, elle permet de formaliser et d’encadrer le bon fonctionnement de la mise en place du télétravail au sein de l’entreprise. Elle permet de définir les droits et obligations des salariés en période de télétravail.

Afin d’organiser au mieux la mise en place du télétravail, quoi de mieux qu’un outil qui centralise l’ensemble des données et qui vous permet de gérer les plannings des télétravailleurs.

Pour cela, le SIRH PeopleSpheres est la solution. Grâce à son module gestion des plannings, vous pouvez avoir une vue d’ensemble sur l’organisation de l’ensemble de vos collaborateurs en télétravail, un visu rapide de leur charge de travail et ainsi pouvoir leur attribuer de nouvelles activités.

Le socle PeopleSpheres centralise l’ensemble des données, ce qui permet d’autonomiser les collaborateurs afin qu’ils puissent travailler chez eux comme s’ils étaient au bureau.

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Tester le projet

Il est nécessaire, comme pour tout projet, de mettre en place une phase test. Un temps spécifique n’est pas défini, à vous de choisir en fonction de vos besoins et de vos attentes. Cette phase peut durer quelques mois comme une année.

Le but étant d’affiner le projet si besoin et d’obtenir une amélioration continue pour se lancer sereinement.

Equiper adéquatement les salariés

L’employeur a la charge de fournir tout le matériel adéquat au télétravail des salariés :

  • L’ordinateur qu’il soit fixe ou portable

  • Les accessoires tels que la souris, un clavier si besoin, un casque, des écouteurs…

 

Certaines entreprises proposent d’équiper leurs salariés avec des chaises de bureau pour garder une bonne posture même hors des locaux, ou encore de participer à certains frais comme la connexion internet par exemple. Il s’agit très souvent des grandes entreprises.

Il est nécessaire de s’assurer que l’environnement de travail des salariés est propice au travail, afin d’être totalement opérationnels sur leur poste. Vérifiez bien avec eux qu’ils ont un espace dédié ressemblant à leur espace de travail en entreprise, avec une bonne luminosité.

Suivre les équipes

Manager des collaborateurs à distance est différent. Il faut savoir adapter son type de management. Pour cela il est possible de :

  • Mettre en place des formations de management à distance

  • Créer des groupes d’échange avec différents managers

Le suivi des équipes est primordial, pour cela, proposez des points réguliers à vos équipes pour connaitre leurs ressentis, leurs besoins, leurs satisfactions ou insatisfactions… Prenez en considération leurs remontées et mettez des actions en place afin d’y remédier. Il est important de garder un lien social.

N’oubliez pas de porter une attention particulière à la santé et sécurité des télétravailleurs, même s’ils ne sont pas proches de vous !

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Conclusion

Vous l’avez donc compris, la mise en place du télétravail nécessite une organisation et des étapes à respecter.

Le télétravail peut se montrer compliqué à gérer à distance pour le service des Ressources Humaines. Notre logiciel SIRH PeopleSpheres vous aidera sur toutes les tâches qu’implique le télétravail grâce à ses nombreux modules existants. Votre qualité de vie au travail ne pourra que s’améliorer.