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Les essentiels de la gestion de la paie en entreprise

Les essentiels de la gestion de la paie en entreprise
Alexandre Diard
Les essentiels de la gestion de la paie en entreprise

Gérer la paie d’une entreprise est une manière d’organiser le mode de rémunération des employés, mais aussi de calculer le budget des cotisations salariales et patronales.

Comment bien gérer la paie en entreprise ? Pourquoi ne pas instaurer une politique en interne ? Quid d’une application ou d’un logiciel interne ?

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Qu’est-ce que la gestion de la paie ?

Souvent sous la responsabilité conjointe de la direction des RH et le service comptable, la gestion de la paie représente un aspect important de l’administration des salariés d’une entreprise.

Elle matérialise la relation entre le salarié et son employeur par le biais du bulletin de paie qui est un document obligatoire.

Le salaire représente un certain coût pour l’entreprise et il doit être comptabilisé dans ce sens.

Comment s’organise la gestion de la paie ?

La rémunération est fixée en prenant en compte divers critères :

  • La complexité des tâches à réaliser ;
  • Les conditions de travail ;
  • Le cadre contractuel en lien avec une éventuelle convention collective ;
  • Le salaire minimum ;
  • Les performances de l’entreprise et celle du salarié ;
  • La situation personnelle du travailleur : temps partiel ou complet par exemple.

Une gestion de la paie offre ainsi une vision globale, normée et limpide de la relation professionnelle entre l’employé et l’employeur.

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Que regroupe la gestion de la paie ?

La gestion de la paie répertorie et comptabilise

La gestion de la paie est à la fois une gestion administrative des employés et une solution de comptabilisation.

Le salaire, représenté comme une charge financière pour l’entreprise, doit être clairement notifié et pris en compte pour que l’entreprise soit au clair vis-à-vis du droit social et de la loi, mais aussi et surtout envers son salarié.

Il n’est pas toujours évident de manier les chiffres, c’est pourquoi le recours à un responsable de la paie — ou d’un logiciel de gestion de paie — permet d’effectuer ce travail.

La gestion de la paie s’occupe des taxes et cotisations salariales

La gestion de la paie, par le fait d’élaborer la fameuse fiche de paie, doit prendre en compte les cotisations et les taxes salariales rendues obligatoires sur le plan législatif.

Les modifications de la réglementation (ainsi que les différents taux qui évoluent) en la matière étant régulières, il est important de se montrer prudent si l’on décide de se lancer soi-même dans la gestion de la paie.

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La gestion de la paie prend en compte les différences de chacun

Gérer la paie, c’est aussi regrouper toutes les informations concernant chaque salarié de l’entreprise.

Chacun est lié à un ensemble de données qui lui correspondent et cela influe sur sa fiche de paie.

Par exemple, si le travail est partiel, s’il a reçu des primes, s’il a effectué des heures supplémentaires ou s’il a été en arrêt de travail, chaque événement participe à l’élaboration de sa fiche de paie.

En ce sens, la gestion de la paie s’occupe aussi des contrats de travail, des congés payés ou des droits à la formation individuelle par exemple.

 

Instaurer une politique interne

Chaque entreprise dispose de sa propre stratégie en matière de gestion de la paie.

En effet, il est possible de la traiter en interne ou de l’externaliser.

Les grandes entreprises possèdent fréquemment des services entièrement dédiés à la gestion de la paie.

Toutefois, cela demande un investissement dans 2 champs :

  • Le recrutement d’un gestionnaire de paie ;
  • L’installation d’outils et de logiciels digitaux pour gérer au mieux le flux des informations concernant les salariés.

À ce titre, les outils de gestion de paie optimisent le temps de gestion grâce à une automatisation des tâches et à une transmission plus rapide et plus simple des renseignements avec les autres outils de gestion de l’entreprise comme des outils comptables par exemple.

Instaurer une politique interne en matière de gestion de paie facilite la communication en interne et la transmission des informations.

Dès lors, l’entreprise contrôle l’ensemble du processus, à savoir la réception des informations pour l’édition des bulletins de paie et les déclarations fiscales et sociales.

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Miser sur un logiciel de gestion interne

Un logiciel multitâches

Pour gérer la paie en interne, l’utilisation d’un logiciel de gestion de paie pour l’édition de tous les documents nécessaires à la paie (documents juridiques, déclarations sociales, etc.) s’avère judicieuse.

Ce type de logiciel est régulièrement mis à jour, ce qui permet à l’entreprise de bénéficier d’une veille juridique et d’éviter les erreurs en lien avec les taux.

Un logiciel de type SaaS s’adresse particulièrement aux entreprises qui ont fait le choix d’assurer la gestion en interne de la paie, de l’aspect administratif du personnel et des déclarations sociales.

Le logiciel va réaliser tout un panel de tâches :

  • Réaliser et éditer les bulletins de paie de tous les collaborateurs de l’entreprise ;
  • Générer des documents pour la gestion des salariés ;
  • Effectuer les déclarations des charges sociales ;
  • Intégrer les écritures de paie dans la compatibilité de l’entreprise.

Connecté aux fonctionnalités RH de l’entreprise, ce logiciel interne de paie est alimenté en continu par différents éléments qui vont jouer sur la fiche de paie : gestion des absences et des congés, notes de frais, gestion RH numérisée, etc.

Cet outil permet, enfin, d’obtenir une sorte de tableau de bord destiné à l’activité RH et de mesurer les performances collectives et individuelles.

Cela, pour l’entreprise, s’avère être un atout précieux pour anticiper les évolutions à venir comme un recrutement, l’élaboration des salaires, la mise en place d’une politique de mobilité interne…

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Quels points surveiller pour internaliser la gestion de la paie ?

3 critères sont à prendre en considération pour la bonne intégration d’un logiciel de gestion interne de paie.

S’assurer de la mise à jour régulière du logiciel

L’outil doit être fiable et intégrer les dernières réglementations légales et conventionnelles. Le paramétrage spécifique de l’entreprise doit aider celle-ci à intégrer tous les automatismes nécessaires.

Protéger les données des salariés

Chaque donnée fournie par l’employé dans le cadre de la paie est une donnée sensible qui doit être protégée au regard des dispositions RGPD.

Ainsi, l’éditeur du logiciel interne doit proposer un stockage dans un espace sécurisé (type Cloud) et en informer l’entreprise de sa localisation.

De plus, l’entreprise doit avoir accès facilement à ses données et recevoir les sauvegardes.

Enfin, le logiciel de paie doit répondre aux obligations techniques qui imposent notamment la norme NEODeS, et l’intégration des outils de contrôle et d’identification des erreurs.

Proposer des fonctionnalités intuitives

Chaque fonctionnalité doit être utile, ergonomique et adaptée à chaque entreprise.

Le but est de dissimuler la complexité d’un bulletin de paie et de rendre facile l’accès à la gestion de paie, y compris pour un non initié.

Les automatismes et les contrôles intégrés dans le logiciel sont là pour diminuer le temps dédié à la réalisation de la paie tout en sécurisant l’utilisateur sur la fiabilité des pièces éditées.

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Les enjeux du respect des réglementations 

Gérer la paie des collaborateurs d’une entreprise ou d’une organisation demande à toujours être aux aguets sur les évolutions de la réglementation et des conventions.

En effet, des erreurs peuvent rapidement avoir de graves répercussions tantôt sur le plan pénal tantôt sur les plans financiers, administratifs, sans oublier la perte de temps dans la correction des erreurs.

Il ne faut pas oublier que la rémunération des salariés dépend des différentes tâches en lien avec la gestion de la paie.

La gestion de la paie doit, par conséquent, veiller aux enjeux suivants :

  • Le respect réglementaire de la paie et du processus administratif de la paie ;
  • La conformité de la réglementation en lien avec la législation en vigueur ;
  • La qualité de la gestion de paie ;
  • La sécurisation et la confidentialité des données (loi RGPD) ;
  • Le respect de la périodicité du paiement des salariés.

En fonction des besoins et des attentes de l’entreprise, on choisira alors l’externalisation ou l’utilisation du logiciel interne de gestion de la paie.

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